Registro de actividades de tratamiento
El registro de actividades de tratamiento (RAT) es el inventario central de todos los tratamientos de datos personales. Es la base de casi todos los talleres siguientes, por lo que merece especial dedicación.
Vídeo del Taller 3
Explicación del taller y sus tareas — disponible próximamente
Lo que ResGuard le ofrece
- Módulo de registro de actividades (RAT) con una biblioteca de actividades de tratamiento listas
- Diapositivas de formación con explicación y ejemplo práctico para cada tarea
- Campos integrados para datos, titulares, finalidad, base de licitud, conservación y destinatarios, para que no se olvide nada
- Vínculos con departamentos, aplicaciones y proveedores, y exportación a Excel para auditores
Tareas del taller
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1. Identificar las actividades de tratamiento
Entreviste brevemente a cada área: RR. HH. (selección, planillas, asistencia), ventas y marketing (clientes, boletines, web), finanzas (facturación, cobranza) y TI (cuentas, correo, videovigilancia).
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2. Datos, titulares y flujos
Para cada actividad documente las categorías de datos, si hay datos sensibles, los titulares, el origen, los destinatarios y los sistemas. Elimine los datos que no sean necesarios.
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3. Finalidad y base legal
Describa una finalidad concreta y asigne la base legal correspondiente: consentimiento, relación contractual, obligación legal u otra excepción prevista en la ley.
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4. Gestión del consentimiento
Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, documente cómo se obtiene, cómo se registra para poder demostrarlo y cómo puede revocarse.
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5. Conservación y transferencias
Registre el plazo de conservación y las transferencias a otros países o dentro del grupo. Son la base de los talleres 6 y 10.
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6. Revisión y mantenimiento
Asigne un responsable a cada actividad, defina una revisión anual y los motivos de actualización: nuevos sistemas, finalidades o proveedores.
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7. Revisión y cierre del taller
Revise el RAT completo con el DPO, adjunte evidencias y cierre el objetivo en ResGuard.
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A tener en cuenta en Chile
- La Ley N° 21.719 introduce bases de licitud además del consentimiento, por ejemplo la ejecución de un contrato, una obligación legal o el interés legítimo del responsable. Documente la base de cada actividad.
- El consentimiento debe ser libre, informado, específico e inequívoco. Para datos sensibles debe ser expreso, y para menores de 14 años lo otorgan sus padres o representantes legales.
- Entre los datos sensibles la ley incluye los datos biométricos y la situación socioeconómica: márquelos con cuidado en el RAT.
Resultado esperado
- Actividades de tratamiento de todas las áreas registradas en el RAT
- Datos, titulares, finalidad y base legal documentados por actividad
- Plazos de conservación y transferencias registrados
- Responsables y ciclo de revisión asignados
Módulos de ResGuard: Data Inventory (RAT)