Conservación y supresión de datos
Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario. Este taller convierte los plazos del RAT en un calendario de conservación, define cómo se suprimen los datos y realiza la primera revisión.
Vídeo del Taller 6
Explicación del taller y sus tareas — disponible próximamente
Lo que ResGuard le ofrece
- Plazos de conservación tomados directamente de su RAT
- Módulo Retention Review para documentar cada revisión y su resultado
- Plantilla del procedimiento de conservación y supresión, incluidas las retenciones legales
- Orientación sobre plazos legales y métodos de supresión en cada tarea
Tareas del taller
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1. Elaborar el calendario de conservación
Parta de los plazos del RAT, compruebe las obligaciones legales (tributarias, contables, laborales) y defina el hecho que inicia cada plazo.
En ResGuard: Data Inventory -
2. Métodos de supresión y anonimización
Defina por sistema cómo se suprimen los datos: reglas automáticas, pasos manuales con responsable, anonimización, copias de seguridad y destrucción segura de papel.
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3. Configurar las revisiones
Designe responsables por área y repita las revisiones al menos cada seis meses. ResGuard registra cada revisión con su resultado.
En ResGuard: Retention Review -
4. Primera revisión de conservación
Identifique los datos que ya superan su plazo, incluidas carpetas compartidas y buzones antiguos, compruebe excepciones y suprímalos.
En ResGuard: Retention Review -
5. Bloqueos legales y excepciones
Defina cómo se suspende la supresión por litigios, inspecciones o auditorías, quién lo ordena y cómo se levanta.
En ResGuard: Policy Framework -
6. Revisión y cierre del taller
Revise los resultados, adjunte evidencias y cierre el objetivo en ResGuard.
En ResGuard: Objective Manager
A tener en cuenta en Chile
- Los datos solo pueden conservarse mientras sean necesarios para la finalidad; después deben suprimirse o anonimizarse.
- Revise antes los plazos exigidos por otras normas, por ejemplo la normativa tributaria (por lo general seis años para la documentación contable) y la laboral.
Resultado esperado
- Calendario de conservación aprobado
- Métodos de supresión definidos por sistema
- Revisiones de conservación configuradas en Retention Review
- Primera revisión realizada y documentada
Módulos de ResGuard: Retention Review, Data Inventory (RAT), Policy Framework